Quy trình phân tích công việc - HR Vietnameses

Quy trình phân tích công việc

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị   nhân sự   . Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề   tuyển dụng   nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc.
Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.

1.1. Khái niệm:
- Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc và làm cơ sở xác định cho việc   quản trị nhân sự   nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất.
- Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
- Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc.
- Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân, những nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, nguyện vọng, sở thích... Của người thực hiện công việc.
Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc được sử dụng làm thông tin cơ sở cho việc tuyển lựa, chọn lọc và   đào tạo   nhân viên, đánh giá việc thực hiện công việc và trả công lao động.

1.2. Thông tin để thực hiện phân tích công việc:
Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các loại thông tin dưới đây:
1. Thông tin về tình hình thực hiện công việc:
Các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc.
2. Thông tin về yêu cầu nhân sự:
Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân.
3. Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc.
4. Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc:
Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên.
5. Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc:
Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ   lương   bổng, quần áo đồng phục...

1.3. Trình tự thực hiện phân tích công việc:

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất.
Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.

P5media.Vn

9 cách đơn giản nhất để khích lệ nhân viên

Cụm từ khích lệ nhân viên chắc các bạn đã nghe rất nhiều, có cả những khóa học để   đào tạo   công tác khích lệ nhân viên. Tuy nhiên, trên thực tế, có những việc làm rất đơn giản của nhà quản lý cũng có thể tạo sự động viên, khuyến khích đối với nhân viên. Tôi xin giới thiệu các bạn những cách ưa thích của tôi:

1. Viết lời cảm ơn hoặc khen tặng trên miếng giấy nhỏ

Bạn có thể dùng giấy sticker (miếng dán nhỏ màu vàng) viết những lời khen tặng đơn giản nhưng chân thành như "làm tốt lắm", "good job" ...Và đặt ở nơi mà nhiều người có thể xem.

2. Nói cám ơn

Bạn có thể mời riêng nhân viên vào phòng làm việc và nói "cảm ơn vì..." Chỉ như vậy và không bàn thêm bất cứ công việc nào

3. Gửi thiệp

Bạn có thể gửi 1 tấm  thiệp bất ngờ bằng đường bưu điện về nhà của nhân viên mình. Nội dung của thiệp thiết kế đơn giản, sang trọng, tinh tế, mang tính cá nhân và thể hiện những thông điệp chân thành.

4. Cung cấp   tài liệu   hoặc những bài báo hay giúp hỗ trợ công việc

Bạn có thể gửi đường link một bài báo hay hoặc những tài liệu hữu ích nhằm gỡ rối cho nhân viên. Thông điệp truyền đi cần thể hiện "hy vọng tài liệu này có thể giúp được em"

5. Giúp đỡ

Trực tiếp giúp đỡ cũng là một cách khích lệ nhân viên hữu hiệu. Hãy cùng giải quyết những vấn đề đang vướng phải đối với nhân viên của mình. Điều quan trọng là giúp họ giải quyết vấn đề chứ không làm vấn đề cho họ.

6. Hãy có một bức tranh về phòng, bộ phận của bạn

Bạn nên chụp một bức tranh gồm tất cả những thành viên trong phòng, bộ phận của bạn (đương nhiên phải có bạn). Treo bức ảnh lớn này ở những vị trí mà nhân viên dễ xem nhất. Bức hình nên thể hiện thái độ hợp tác và đoàn kết của toàn đội.

7. Sắp xếp cuộc gặp mặt cho nhân viên gặp cấp cao hơn của bạn.

Khi nhân viên bạn có vấn đề và đã vượt tầm giải quyết của bạn, bạn có thể là cầu nối với sếp của mình để giải quyết. Tuy nhiên, có 1 cách hay không kém đó là sắp xếp cho sếp của bạn gặp bạn và nhân viên của bạn. Điều này giúp nhân viên giải quyết được vấn đề một cách tốt nhất đồng thời cũng nâng cao uy tín của bạn.

8. Hãy quan tâm đến những kỷ niệm của nhân viên

Nhân viên của bạn sẽ rất ngạc nhiên nếu họ nhận được một bó hoa hoặc thiệp chúc mừng nhân kỷ niệm đặc biệt gì đó. Không nhất thiết là ngày sinh nhật, có thể là ngày sinh của con nhân viên, ngày kết hôn hoặc 1 ngày đặc biệt nào đó.

9. Xây dựng cho bộ phận mình những "danh hiệu"

Hãy xây dựng cho bộ phận mình những danh hiệu ngộ nghĩnh ví dụ như "số 1 về kể truyện cười", "số 1 về văn nghệ", hoặc thậm chí số 1 về ... Ăn nhậu. Bạn sẽ tạo không khí thật chan hòa trong môi trường làm việc của mình.

Với 9 cách đơn giản trên đây, bạn có thể bắt đầu khích lệ nhân viên mình rồi đấy

Dũng Nguyễn - Quantrinhansu.Com.Vn