Ngăn đề phòng ăn gian của viên chức

Nguồn tham khảo: download chương trình quản lý nhân viên bằng access

Ngăn đề phòng ăn gian của viên chức

Sự tư túi và các kiểu ăn lận tài chính là các hình thức phổ thông nhất mà kẻ cắp chính là nhân viên. Các đơn vị nhỏ có khuynh hướng là nạn nhân của sự bịp bợm này vì họ không có các qui trình để kiểm soát và ngăn đề phòng được nó. Các thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn bảo vệ được công ty của bạn khỏi những viên chức thiếu đạo đức nghề nghiệp.
Phân công công tác cho những người

Không giao cho một nhân sự duy nhất kiểm soát một giao dịch tài chính từ đầu đến cuối. Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ không bao giờ là người vào sổ theo dõi công nợ và đối chiếu các trương mục. Bằng cách chia nhỏ nghĩa vụ, bạn sẽ làm cho người có ý định tư túi gặp khó khăn nếu họ có ý định đổi thay các con số của bạn để giấu diếm sự thụt két của họ.
Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng

Không giao cho một đứa ở vị trí có thể biển thủ tiền một thời cơ nào để huỷ hoặc di chuyển các bằng chứng của những việc đã bị làm sai. Người chủ cơ quan hoặc một người kế toán thuê ngoài phải được nhận những giấy báo chưa mở niêm phong của nhà băng và huỷ những tấm séc mỗi tháng. Bạn hãy kiểm tra những tấm séc này thật cẩn thận. Bạn hãy đánh giá những người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lậu trong các trường hợp:
Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn không biết
Những tấm séc tính sổ tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho phép đối với tiền mặt
Các chữ ký trông giả mạo
Mất séc, hoặc tấm séc xuất ra không đúng số thứ tự
Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong đơn vị của bạn
Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ đăng ký của bạn
Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty bạn

Không nên bất cẩn đối với các tấm séc của công ty. Hãy cất giữ chúng trong ngăn tủ có khoá và đừng đưa chìa khoá cho ai. Bạn hãy sử dụng các tấm séc có đánh số sẵn, và kiểm tra các số séc một cách thường xuyên để phát hiện số bị mất. Bạn hãy lập quy trình "séc mất hiệu lực" để bạn có thể công nhận tất cả các khoản mất hiệu lực. Bạn hãy đề xuất tất cả các tấm séc có trị giá cao hơn một trị giá đã được quy định nào đó thì phải có hai chữ ký (một trong số đó là của bạn). Và đừng bao giờ ký séc khống.

Đích thân ký từng tấm séc tính sổ   lương

Làm điều này có thể khá mất thời kì nhưng nó đáng để bạn phải làm. Bạn hãy đánh giá các tấm séc để đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người mà bạn biết. Nếu có cái tên nào đó mà bạn không nhớ, bạn hãy đi tìm người đó. Bạn hãy tại đây đếm mỗi tuần số người mà bạn phải trả lương và kiểm tra xác minh con số đó đối chiếu với số các tấm séc bạn xuất ra. Bạn hãy bảo đảm rằng không ai có thể thay đổi giấy tờ tính sổ gốc của công ty của bạn nếu không có sự đồng ý cùng với chữ ký của bạn. Có một cách khác là bạn hãy mở một trương mục riêng ở ngân hàng phục vụ cho việc tính sổ và ký thác vào account đó một số tiền chính xác với số tiền mà bạn cần dùng để trả lương hàng tháng, sau đó bạn đề xuất điều hoà nhanh hàng tháng.

Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiền

Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân sự trở lên để đếm và kiểm tra xác minh các khoản tiền thu vào. Bạn hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc thu vào đều được ký hậu đúng. Bạn hãy cân nhắc việc mua con dấu "chỉ để ký quỹ" và đóng chúng lên các tấm séc đến - điều này có thể ngăn phòng ngừa viên chức đổi chúng ra tiền mặt. Bạn hãy đích thân điều tra các khiếu vật nài của khách hàng về việc họ đã thanh toán đúng hẹn nhưng vẫn bị nhắc nhở là thanh toán chậm. Bạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm séc của khách hàng và bảo đảm rằng nó được ký thác vào tài khoản của công ty bạn.

Cho phép nhân sự kế toán được nghỉ ngơi

Một nhân sự đang thụt két công quỹ luôn cố gắng để giấu diếm hành vi ăn trộm. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã sửng sốt khi phát hiện ra những nhân sự có vẻ rất trung thành - vì họ không bao giờ nghỉ phép và không bao giờ nghỉ ốm - lại là những người đánh cắp đích thực. Lý do để những người này luôn có mặt trong công sở là để che dấu những dấu vết phức tạp trên chứng từ. Bạn hãy tha thiết đề xuất những nhân viên làm công tác kế toán/ giữ sổ sách đi nghỉ mỗi năm. Lý tưởng là họ sẽ đi nghỉ khoảng thời gian hai tuần và nên đi nghỉ vào cuối tháng, khi kỳ đóng sổ sách đang diễn ra. Bạn hãy sử dụng thời kì này để nhờ ai đó khác nữa đánh giá sổ sách của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý.

Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên

Bạn hãy sử dụng bên thứ ba để thực hành kiểm toán sổ sách của bạn chí ít là một lần trong năm . Điều này làm cho những kẻ tư túi công quỹ gặp khó khăn khi cố gắng che dấu hành vi đánh cắp. Việc kiểm toán nên thực hành bất thần và gây ngạc nhiên; và bạn đừng để nó xảy ra vào cùng một thời gian trong mỗi năm. Nếu bạn nghi ngờ có hà lạm ăn lận, hãy cân nhắc việc đề xuất cụ thể "kiểm toán tìm ăn lận" thay cho "kiểm toán chung". Loại kiểm toán này được thiết kế để tìm ra và ngăn đề phòng những kiểu bị thất thoát như vậy.

Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn

Việc thụt két gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế toán lôi thôi và việc giám sát thì lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và phiếu thu. Là một chủ đơn vị, bạn phải biết rõ hệ thống sổ sách kế toán của công ty bạn và chính sách ghi sổ của nó. Làm như vậy bạn có thể kiểm tra dễ dàng sổ kế toán và đảm bảo không có gì sai sót. Nếu bạn không giỏi làm việc với các con số, bạn có thể đề nghị một nhân viên kế toán chỉ cho bạn cách đọc sổ sách kế toán, hoặc bạn cũng có thể tham gia học một khoá kế toán ở ngay trường trong địa phương của bạn. Việc trông cậy vào ai đó để theo dõi phần quan trọng nhất trong công tác kinh doanh của bạn chỉ mở thêm cửa cho biển thủ ăn lận mà thôi.

Bảo mật phần mềm kế toán của bạn

Bạn đừng cho phép những người không được ủy quyền vào phần mềm kế toán của bạn. Bạn đừng để máy vi tính có chứa sổ sách kế toán nối mạng nội bộ. Bạn hãy bảo đảm rằng cả máy vi tính và phần mềm đều được cài mật khẩu. Bạn hãy đổi thay mật khẩu thường xuyên để khoá không cho những người không được uỷ quyền vào chương trình. Nếu bạn còn sử dụng sổ sách viết tay, bạn hãy cất chúng trong tủ có khoá và bạn hãy giữ chìa khoá.

Quantri.Vn